Conditions générales

Version 1.1 — 16.10.2026

1. Parties et champ d’application

1.1 Dépaperasse est un service de Cabrera Feijoo Consulting, raison individuelle de Hector Cabrera Feijoo, Avenue Alexandre-Vinet 3, 1815 Clarens, IDE CHE-271.164.828 (« le Prestataire »).
1.2 Les présentes conditions générales (« CG ») s’appliquent à tout contrat entre le Prestataire et une entreprise cliente (« le Client »). Le service est destiné exclusivement aux entreprises, pas aux consommateurs.
1.3 Le contrat se compose, par ordre de priorité : (1) le contrat de traitement de données pour ce qui concerne la protection des données ; (2) l’offre acceptée par le Client ; (3) les présentes CG. Les conditions générales du Client ne s’appliquent pas.

2. Le service

2.1 Le Prestataire met à disposition du Client un secrétariat administratif assisté par intelligence artificielle, dont le contenu exact figure dans l’offre. Il peut notamment comprendre : préparation de devis à partir de vidéos, photos ou notes vocales ; factures, acomptes et relances ; lecture et saisie des tickets et factures fournisseurs dans Bexio ; rapports de chantier ; préparation de messages aux clients du Client.
2.2 Mise en place et suivi. Au départ, le Prestataire configure le service pour le Client : connexion à ses outils (p. ex. Bexio), reprise de ses modèles, tarifs et, selon l’offre, de son historique. Le suivi comprend les ajustements des 3 premiers mois après la mise en service ; ensuite, le Prestataire surveille et entretient le service dans le cadre de l’abonnement.
2.3 Usage raisonnable. L’abonnement comprend, par mois, l’usage raisonnable indiqué dans l’offre (à ce jour : 150 documents envoyés, 300 papiers lus — tickets et courrier —, 150 mouvements bancaires et 50 Go de stockage). Un document est un devis, une facture, un rappel ou un message envoyé à un tiers après la validation du Client ; les brouillons, les documents refusés et les versions corrigées avant envoi ne sont pas comptés. Au-delà, le dépassement est facturé le mois suivant au tarif de l’offre (à ce jour : 3.– HT par document, 1.– HT par mouvement, 5.– HT par tranche de 50 Go). Au-delà de 300 papiers par mois, le Prestataire peut proposer par écrit une adaptation ; si le Client la refuse, chaque partie peut résilier avec le préavis ordinaire (art. 6.2). Le volume non utilisé n’est pas reporté.
2.4 Ce qui n’est pas compris, sauf mention dans l’offre : les abonnements du Client à des logiciels tiers (Bexio, téléphonie, etc.) ; la révision des comptes, le bouclement annuel, les déclarations fiscales et TVA, le conseil fiscal ou juridique ; le contact direct avec les clients du Client.
2.5 Formule « tout compris » et taille de l’entreprise. L’abonnement est une formule unique dont le contenu figure dans l’offre. Son prix dépend du nombre de personnes qui travaillent dans l’entreprise : le titulaire, les associés et les employés, quel que soit leur taux d’occupation ; les apprentis, les sous-traitants et les intérimaires ne comptent pas. Le Client indique ce nombre en acceptant le devis et le confirme une fois par an, en janvier. S’il change de tranche (p. ex. de 1–5 à 6–10 personnes), le prix de la nouvelle tranche s’applique dès le mois suivant sa confirmation ou son annonce, à la hausse comme à la baisse. Le Prestataire ne demande pas de justificatif, sauf doute raisonnable ; le Client peut alors le justifier par tout moyen, sans communiquer de salaires. En cas d’indication fausse faite de mauvaise foi, la différence est due depuis le premier mois concerné.
2.5bis Options. Les prestations hors formule (p. ex. réseaux sociaux, boutique en ligne) font l’objet d’un devis séparé.
2.6 Comptes de services tiers. Certaines fonctions utilisent des services tiers (p. ex. Bexio, WhatsApp Business, Google Business Profile, réseaux sociaux, boutique en ligne, prestataire de paiement). Ces comptes sont ouverts au nom du Client, qui en accepte les conditions et en paie les frais. Le Prestataire n’agit que sur autorisation du Client et ne répond pas des décisions de ces services (p. ex. blocage d’un compte, modification des tarifs ou des fonctions). Les frais de messages facturés par Meta pour WhatsApp sont refacturés au Client au prix coûtant.
2.7 Pas une fiduciaire. Dépaperasse n’est ni une fiduciaire, ni un expert-comptable, ni un réviseur agréé. Le service prépare et saisit les écritures courantes dans le compte Bexio du Client ; il ne fournit ni conseil fiscal ou juridique, ni révision, ni bouclement des comptes, ni déclaration d’impôt ou de TVA. Le bouclement, les déclarations et, le cas échéant, la révision restent l’affaire du Client et de sa fiduciaire. Le Client reste responsable de sa comptabilité (art. 957 ss CO) et de ses déclarations.
2.8 Pas de paiements pour le Client. Le Prestataire ne détient jamais de fonds du Client, n’a aucun pouvoir de signature ou de disposition sur ses comptes bancaires et n’exécute aucun paiement pour lui. Il peut préparer des ordres de paiement que le Client valide et exécute lui-même dans sa banque.

3. Rien ne part sans le oui du Client

3.1 L’intelligence artificielle prépare ; le Client décide. Aucun devis, aucune facture, aucune relance et aucun message n’est envoyé à un tiers sans la validation expresse du Client.
3.2 Avant de valider, le Client vérifie le contenu, en particulier les prix, quantités, taux de TVA, coordonnées, délais et conditions. Un document validé est réputé être le document du Client.
3.3 Les écritures comptables préparées automatiquement sont visibles dans le compte Bexio du Client, qui les contrôle ou les fait contrôler par sa fiduciaire.
3.4 Publications. Pour les contenus publiés avec la validation du Client (réseaux sociaux, fiche Google, boutique), le Client répond de leur contenu, notamment des droits sur les images et les textes et du respect de la loi contre la concurrence déloyale.
3.5 Le Client sait que l’intelligence artificielle peut se tromper (lecture d’un ticket illisible, quantité mal comprise, erreur de calcul). C’est la raison d’être de la validation.
3.6 Appareils autorisés. L’accès au service se fait depuis les appareils que le Client a lui-même autorisés (clé d’accès). Toute validation faite depuis un appareil autorisé par le Client vaut validation du Client. Le Client décide qui utilise ces appareils, en répond, et retire sans délai l’accès d’un appareil perdu ou d’une personne qui quitte l’entreprise ; le Prestataire l’y aide sur simple demande. Le service ne comprend pas d’accès individuels pour les employés, sauf mention contraire dans l’offre.

4. Obligations du Client

Le Client :

• fournit des informations exactes et à jour (tarifs, modèles, coordonnées, taux de TVA) ;
• donne au Prestataire les accès nécessaires et les garde valables (p. ex. Bexio) ;
• protège ses propres identifiants et appareils autorisés et signale sans délai tout accès suspect ou appareil perdu ;
• utilise le service de manière licite et ne transmet que les données qu’il est en droit de transmettre (voir le contrat de traitement de données) ;
• n’enregistre pas de conversation avec un tiers (client, fournisseur) sans l’accord de celui-ci (art. 179ter CP) ; les notes vocales sont celles du Client lui-même, et il évite de photographier ou filmer des personnes sans nécessité ;
• désigne une personne de contact.

5. Prix et paiement

5.1 Les prix sont ceux de l’offre : frais de mise en place (uniques) et abonnement mensuel, plus, le cas échéant, le volume supplémentaire.
5.2 TVA. Les prix s’entendent hors taxe. À partir du 1er janvier 2027, la TVA au taux légal (actuellement 8,1 %) s’y ajoute.
5.3 Mise en place. La mise en place est facturée à l’acceptation du devis, payable à 10 jours ; le Prestataire la commence dès réception du paiement. Lorsque la mise en place est offerte (p. ex. offre de lancement), c’est le premier mois d’abonnement qui est facturé à l’acceptation du devis, aux mêmes conditions ; il couvre le premier mois d’utilisation, qui débute à la mise en service. L’abonnement court dès la mise en service, au plus tard 60 jours après l’acceptation du devis si le retard ne dépend pas du Prestataire, et est facturé mensuellement d’avance. Le dépassement d’usage est facturé le mois suivant.
5.4 Sauf mention contraire (art. 5.3), les factures sont payables à 30 jours. En cas de retard, après un rappel resté sans effet pendant 10 jours, le Prestataire peut suspendre le service jusqu’au paiement ; les données restent conservées et accessibles en lecture. L’intérêt moratoire est de 5 % l’an (art. 104 CO).
5.5 Prix garanti 2 ans. Le prix de l’abonnement est garanti 24 mois dès l’acceptation du devis. Ensuite, le Prestataire peut l’adapter au plus une fois par an, en l’annonçant 3 mois à l’avance ; le Client peut résilier pour la date d’entrée en vigueur. Les changements de TVA et le changement de tranche (art. 2.5) s’appliquent directement.
5.6 Parrainage. Lorsqu’une entreprise recommandée par le Client devient cliente, le Client et cette entreprise reçoivent chacun un mois d’abonnement offert, dès que la nouvelle cliente a payé sa première facture (mise en place ou premier mois). Au maximum 6 mois offerts par année civile et par Client ; le mois offert n’est pas remboursable en espèces.

6. Durée et résiliation

6.1 Le contrat entre en vigueur à l’acceptation du devis par le Client (dans l’application ou par e-mail). Le devis renvoie aux présentes CG et au contrat de traitement de données ; l’acceptation est enregistrée.
6.2 Sans engagement. Le contrat est conclu sans durée minimale. Chaque partie peut le résilier en tout temps avec un préavis d’un mois pour la fin d’un mois, par écrit (l’e-mail suffit).
6.5 Chaque partie peut résilier avec effet immédiat pour justes motifs, notamment en cas de violation grave du contrat non corrigée dans les 30 jours après mise en demeure, ou de faillite de l’autre partie.
6.6 Les frais de mise en place ne sont pas remboursables. Une mise en place offerte l’est sans condition : rien n’est dû en cas de départ.
6.7 Cessation du service. Si le Prestataire cesse d’exploiter le service, il en informe le Client au moins 3 mois à l’avance, sauf impossibilité (p. ex. faillite). Le Client reçoit son exportation complète sans frais ; l’abonnement payé d’avance pour une période non fournie lui est remboursé.

7. Données du Client

7.1 Les données du Client restent au Client. Le Prestataire les traite uniquement pour rendre le service, selon le contrat de traitement de données conforme à l’art. 9 LPD.
7.2 Séparation. Les données de chaque Client sont conservées dans un espace distinct.
7.3 Pas d’entraînement. Les données du Client ne servent pas à entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
7.4 Fin du contrat. Sur demande, le Client reçoit une exportation complète de ses données, en un seul fichier et dans des formats ouverts (p. ex. JSON, CSV, PDF, ainsi que ses photos et vidéos d’origine), dans les 30 jours et sans frais ; elles sont ensuite supprimées selon le contrat de traitement de données.
7.5 Archive des papiers. Le Prestataire conserve les originaux reçus sans les modifier, avec une empreinte d’intégrité, pendant la durée du contrat. La conservation légale des pièces comptables (art. 958f CO, 10 ans) incombe au Client ; l’exportation (art. 7.4) lui permet de la poursuivre après la fin du contrat. Les délais affichés pour un papier (p. ex. opposition à un commandement de payer) sont une information à vérifier, pas un conseil juridique.

8. Propriété intellectuelle

8.1 Les documents produits pour le Client (devis, factures, rapports) et ses données lui appartiennent.
8.2 Les outils, programmes, modèles de travail, consignes et savoir-faire du Prestataire restent sa propriété. Le Client reçoit un droit d’utilisation non exclusif et non transmissible pendant la durée du contrat.
8.3 Le Prestataire peut mentionner le Client comme référence (nom et logo) uniquement avec son accord écrit. Il peut utiliser, sous forme anonymisée, des exemples tirés du service pour présenter son travail, après accord du Client sur l’exemple concerné.

9. Disponibilité et prestataires tiers

9.1 Le Prestataire fait de son mieux pour que le service soit disponible, mais ne garantit pas une disponibilité sans interruption. Les maintenances sont faites autant que possible hors des heures de travail.
9.2 Le service s’appuie sur des fournisseurs tiers (hébergement, intelligence artificielle, Bexio). Le Prestataire ne répond pas des pannes ou modifications de ces fournisseurs ; il en informe le Client et cherche une solution dans un délai raisonnable.
9.3 En cas d’interruption imputable au Prestataire de plus de 5 jours ouvrables consécutifs, l’abonnement du mois concerné est réduit au prorata, sur demande du Client.

10. Responsabilité

10.1 Le Prestataire répond des dommages causés au Client par une violation intentionnelle ou une négligence grave, sans limitation.
10.2 Pour la négligence légère, sa responsabilité est limitée au montant payé par le Client au cours des 12 mois précédant l’événement dommageable.
10.3 Dans la mesure permise par la loi, le Prestataire ne répond pas : du contenu des documents que le Client a validés (article 3) ; du manque à gagner, des pertes de clients ou des dommages indirects ; des conséquences de données fausses ou incomplètes fournies par le Client ; des pannes des fournisseurs tiers (article 9.2).
10.4 Les limitations ci-dessus ne s’appliquent pas aux dommages corporels ni aux autres cas où la loi interdit de limiter la responsabilité (art. 100 CO).

11. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre dont elle a connaissance (prix, clients, chiffres, méthodes), pendant le contrat et 5 ans après sa fin.

12. Modification des CG

Le Prestataire peut modifier les CG en les annonçant par e-mail 2 mois avant leur entrée en vigueur. Si le Client n’est pas d’accord, il peut résilier le contrat pour cette date. À défaut, les nouvelles CG s’appliquent.

13. Dispositions finales

13.1 Toute modification du contrat se fait par écrit ; l’e-mail suffit.
13.2 Si une disposition est nulle, les autres restent valables ; la disposition nulle est remplacée par celle qui se rapproche le plus de l’intention des parties.
13.3 Droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois.
13.4 For exclusif : Vevey (Tribunal d’arrondissement de l’Est vaudois).